Новый учебный год: как обновить состав класса, не заводя всё заново

Двадцать восьмое августа. Вы открываете прошлогоднюю табличку «Сборы 3А» и минуту смотрите на неё как на чужую. Ивановы уехали в другой район ещё в апреле. Петровы перевелись в гимназию — про это писали в чате в мае, где-то между обсуждением выпускного и фотографом. Зато в августе в чат добавились три новые мамы, и одна уже спрашивает, куда сдавать на рабочие тетради. Наталья Сергеевна, которая два года вела все сборы, в этом году «пас»: у неё родился второй ребёнок.

Дальше начинается ежегодный ритуал. Кто-то предлагает завести новый чат — «а то в старом половина посторонних». Кто-то возражает, что тогда потеряется вся история. Таблицу переписывают с чистого листа, потому что править старую страшнее, чем начать заново. И где-то в этом переезде теряется главное: сколько у класса осталось денег с прошлого года и кто из тридцати родителей всё-таки сдал в мае на подарки учителям.

Так выходит по одной простой причине: список класса нигде не живёт целиком. Он размазан по чату, по табличке, по контактам в телефоне и по памяти двух самых ответственных мам — и каждый сентябрь его приходится собирать заново руками.

Как это решается в «Родкоме»

Главное, что стоит понять сразу: класс не пересоздаётся. Ни в сентябре, ни при переходе из четвёртого в пятый, ни при смене родкома. Класс в «Родкоме» — это не файл на один учебный год, а живой список, который правят точечно: убрали двоих, позвали троих, поменяли название с третьего «А» на четвёртый «А». История сборов, расходы с чеками, новости, дневник и баланс остаются на месте — просто потому, что их никто никуда не переносил.

Дальше — по шагам, что нажимать. Весь сентябрьский переучёт занимает минут десять, и почти всё делает владелец класса — тот, кто его когда-то создал.

Шаг 1. Убрать тех, кто ушёл

Открываете раздел «🎓 Ученики» (на телефоне он в меню «☰ Ещё», на компьютере — в боковом меню). Это список детей, под каждым — карточки их родителей с телефоном и мессенджером. Находите ушедшего ребёнка, в карточке его мамы или папы нажимаете «🗑 Убрать». Приложение переспросит: «Убрать «Ольга Петровна И.» из класса? Доступ закроется, взносы и данные сохранятся» — подтверждаете, и всё.

Что происходит в ту же секунду: человек перестаёт быть участником класса. Доступ закрывается сразу — если он откроет приложение, класса он больше не увидит. Он пропадает из списка учеников, из списков «кто сдал / кто не сдал», из голосований, из адресатов напоминаний и из внутреннего чата. Никаких «призраков», которые год числятся в классе и получают уведомления о сборе на выпускной.

Кнопка видна только владельцу класса — рядовой родитель и даже член родкома чужие карточки не тронет. И на трёх карточках её нет вовсе: на своей, на карточке владельца и на карточке классного руководителя.

Ещё одна мелочь: ребёнок исчезает из списка вместе со своим последним зарегистрированным родителем. Если были и мама, и папа, а убрали только маму, ребёнок останется — его видно через папину карточку. Если же карточка ученика всё равно висит лишней, её можно поправить или удалить: нажмите ✏️ рядом с именем — редактирует любой член родкома, кнопка «Удалить ученика» есть у владельца. Как устроен раздел целиком — в статье про список учеников и поиск по классу.

Что будет с деньгами ушедшего

Это первый вопрос любого казначея, и ответ важный: «Убрать» — не значит «стереть». Подтверждённые взносы этого человека остаются в кассе класса, баланс не дрогнет ни на рубль, а сами платежи видны в истории взносов по сбору и в выгрузке в Excel — с фамилией и датой.

Меняется другое, и в хорошую сторону. В сборах «с человека» план считается от текущего числа родителей: тридцать человек по 800 ₽ — это 24 000 ₽, а после того как вы убрали двоих ушедших, план честно станет 22 400 ₽. Пока «мёртвые души» висят в списке, план завышен, а в графе «Ещё не сдали» вечно болтаются двое, которые никогда ничего не сдадут — и каждый сбор выглядит проваленным.

Одна практическая тонкость. Итоги закрытого сбора («📊 Результаты сбора») строятся по нынешнему составу класса: собранная сумма учитывает всех, а поимённые списки — только тех, кто в классе сейчас. Поэтому правильный порядок такой: сначала закройте прошлогодние сборы и, если нужен отчёт за год, скачайте выгрузку в Excel, и только потом чистите список. Тогда у вас на руках останется полная картина прошлого года, а класс войдёт в новый — с актуальным составом. Про саму выгрузку есть подробная инструкция — как выгрузить данные класса в Excel.

Шаг 2. Сменить код класса

Регистрация в классе идёт по коду — шестизначному, вроде K7L9Z9. За год этот код успевает разойтись: он лежал в чате, в переписке с бывшими родителями, в скриншотах. Чтобы прошлогодние ссылки перестали работать, код меняют.

Профиль → «🔑 Название, школа, код» → кнопка «↻ Сгенерировать новый код». Приложение переспросит: «Сгенерировать новый код? Старый перестанет работать» — и выдаст новый. С этого момента по старому коду в класс не зайти: ни по ссылке из прошлогоднего чата, ни вручную. Уже зарегистрированных родителей это не касается — они как заходили, так и заходят, код нужен только для первой регистрации.

Рядом, в том же Профиле, живёт второй код — классного руководителя. Если в этом году к вам пришёл новый учитель, нажмите под этим кодом «Сменить код» и передайте новый ему: он войдёт в класс с ограниченным доступом — дневник, новости, чат, ученики, заявления, — но без финансов. Финансы класса классный руководитель не видит в принципе, ни в каком году.

Шаг 3. Позвать новеньких

Новых родителей не нужно вписывать руками — они регистрируются сами, и это отдельная удача сентября. В Профиле раскройте блок «📣 Пригласить родителей». Там три вещи: ссылка-приглашение вида rod-kom.ru/app.php?code=XXXXXX, готовое полное сообщение и короткая версия — обе с кнопкой «Скопировать».

Фокус в ссылке: по ней открывается регистрация с уже подставленным кодом класса. Родителю не нужно переспрашивать «а какой там код» — он нажимает ссылку в чате и сразу видит форму: фамилия, имя и дата рождения ребёнка, потом ФИО, телефон и «кем приходитесь». Пароль придумывать не обязательно: можно входить через MAX или Telegram — открывается бот, нажимаете «Старт», и вход завершён.

Ещё одна вещь работает в фоне: приглашение с кодом и ссылкой дописывается к каждому сообщению класса, которое приложение публикует в чат — к сбору, новости, голосованию. То есть новенькая мама, которую добавили в чат тридцать первого августа, увидит первое же объявление о сборе и подключится по ссылке под ним — отдельную кампанию «давайте все зарегистрируемся» устраивать не надо. Готовые тексты и ответы на вопросы родителей собраны в статье о приглашении родителей по коду класса.

Если у кого-то поменялся телефон, догонять его тоже не нужно: родитель сам открывает Профиль → «Мои данные и дети» и правит номер, отчество, состав детей. Новый номер сразу становится и его логином. Родкому не приходится вести отдельный список «у кого какой телефон» — список ведут сами родители, каждый свою строчку.

Шаг 4. Переименовать класс и не запутаться с остатком

Там же, в «Название, школа, код», меняется название класса: было «3 А», стало «4 А». Название видно в шапке приложения и подставляется в заявления учителю, так что менять его стоит сразу, в первые дни сентября. Рядом — поле «Школа», если вы, например, переехали всем классом в новое здание.

И третье поле в этом же окне — «Стартовый баланс класса, ₽ (деньги в копилке)». С ним есть путаница, поэтому разберём честно.

• Класс уже вёл деньги в «Родкоме» весь прошлый год. Ничего трогать не надо. Баланс считается непрерывно: стартовый баланс плюс подтверждённые взносы и приходы, минус расходы. Остаток с прошлого года уже сидит в этой цифре — если вписать его ещё и в «стартовый баланс», деньги удвоятся на бумаге.
• Вы переезжаете в «Родком» к новому учебному году. Вот тут поле и нужно: впишите в него ту сумму, которая реально лежит в копилке класса на первое сентября — то, что собрали до приложения. Дальше взносы будут прибавляться, расходы вычитаться, и цифра всегда останется живой. Владельцу нового класса приложение само предлагает это сделать карточкой «💰 Укажите баланс класса» на главной, там же есть кнопка «Пропустить», если начинаете с нуля.

Отдельная тема — что вообще делать с остатком в конце года: раздавать, переносить или тратить. Про это есть разбор про остаток денег в конце учебного года.

Шаг 5. Закрыть прошлогодние сборы

Сборы прошлого года не нужно ни удалять, ни куда-то переносить. Откройте сбор и закройте его: он перестанет принимать взносы, и у него появится кнопка «📊 Результаты сбора» — готовый отчёт с суммой, числом сдавших и поимёнными списками. А в разделе «💰 Деньги» на вкладке «Сборы» все закрытые сборы сворачиваются в блок «🗄️ Архив сборов»: на виду остаётся только то, что идёт сейчас, а прошлогодняя экскурсия в планетарий лежит внутри и открывается в два нажатия.

Расходы и приходы не сворачиваются — они остаются на своих вкладках вместе с чеками. Это та самая история, которая обычно исчезала с уходом казначея: новый человек в родкоме открывает «Деньги» и видит всё, что было, а не фразу «там вроде оставалось тысяч пять».

Шаг 6. Новый состав родкома

В сентябре на собрании обычно переизбирают родком — это тоже не повод пересоздавать класс. В карточке любого родителя (всё тот же раздел «Ученики») у владельца есть кнопка «🏛 В родком»: нажали — и человек может создавать сборы, вносить расходы, публиковать новости и голосования, отмечать выдачу. У того, кто уже в родкоме, кнопка выглядит как «✓ В родкоме» — нажатием она снимается.

Посмотреть текущий состав можно кнопкой «🏛 Показать родком класса» вверху раздела «Ученики». А у самого родкома есть свой закрытый чат — «🏛️ Чат родкома», отдельно от общего родительского и от рабочего чата с классным руководителем: обсуждения «кто что берёт на себя в этом году» не мешаются с вопросами про сменку.

Что подтянется само

Часть сентябрьской рутины делать вообще не придётся — она уже устроена так, что переживает смену учебного года.

• Дни рождения. Напоминания строятся по датам рождения детей из карточек. Новенькие вписали дату при регистрации — значит, за два дня до дня рождения ребёнка в классе появится новость и сообщение в общие чаты. Про классного руководителя приложение напомнит за неделю.
• События. Прошлогодние собрания и экскурсии сами уезжают в блок «Прошедшие события», а впереди остаются только будущие — с бейджем «завтра» или «через N дней» и автоматическим напоминанием в чат.
• Расписание. В «Дневнике» оно хранится по дням недели, а не по датам: в сентябре достаточно открыть день и поправить уроки кнопкой «✏️ Расписание на понедельник». Там же «🔔 Звонки», если в новом году сдвинулось время уроков. Заводить расписание заново не нужно.
• Заявления и замечания. Прошлогодние остаются в журнале, новые ложатся сверху. Ничего не чистится и не обнуляется.

Чего «Родком» сделать не может

Честно про границы. Если у класса есть чат в Telegram или группа в MAX, «Родком» не выгонит оттуда ушедших родителей: приложение умеет публиковать туда объявления, сборы и голосования, но составом чужого чата не управляет — это делает админ чата руками. Зато внутри приложения список остаётся ровно один и правильный: и в сборах, и в голосованиях, и в напоминаниях.

И ещё: убранный родитель теряет доступ к вашему классу, но его аккаунт живёт дальше — если ребёнок ходит ещё и в кружок с «Родкомом», человек просто переключается между группами.

Сентябрьский чек-лист

• Закрыть прошлогодние сборы, при желании скачать выгрузку в Excel — Профиль → «⬇️ Скачать все данные (Excel)».
• Убрать ушедших: «Ученики» → карточка родителя → «🗑 Убрать».
• Сгенерировать новый код класса: Профиль → «Название, школа, код».
• Отправить в чат ссылку-приглашение из блока «📣 Пригласить родителей».
• Переименовать класс, при переезде в «Родком» — вписать стартовый баланс.
• Отметить новый состав родкома кнопкой «🏛 В родком».
• Поправить расписание в «Дневнике» и внести первые события: собрание, фотосъёмку, каникулы.

Работает это и в браузере на телефоне, и на компьютере — данные одни и те же, синхронизировать ничего не нужно. Для Android есть приложение, его можно скачать прямо с сайта; версия для iPhone сейчас на проверке в App Store.

Если делать по старинке

Допустим, до приложения вы ещё не дошли, а класс обновлять надо уже на этой неделе. Тогда работает простое правило: список должен существовать в одном месте и обновляться по событию, а не «когда-нибудь потом».

Заведите один список — и держите в нём даты

Лучше всего — облачная таблица с общей ссылкой (чтобы она не умерла вместе с телефоном казначея) и колонками: ребёнок, родитель, кем приходится, телефон, дата прихода в класс, дата ухода. Ушедших не удаляйте — красьте серым и ставьте дату. Это спасает ровно тогда, когда в марте всплывает «а Петровы сдавали в мае или нет».

Отдельной вкладкой — деньги: остаток на 1 сентября, поступления, расходы. Первой строкой обязательно впишите остаток с прошлого года и то, у кого он физически лежит. Фраза «там оставалось около пяти тысяч, у Наташи» через полгода превращается в конфликт.

Готовые формулировки

Сообщение в чат в первые дни сентября:

Родители, обновляем список класса на новый учебный год. Пожалуйста, отметьтесь в ответ на это сообщение по форме: ребёнок — вы — кем приходитесь — телефон. Если кто-то из семьи в этом чате лишний (бабушка, второй родитель, кто-то уже не в нашем классе) — напишите, я поправлю. Ответы соберу до пятницы, дальше буду ориентироваться на этот список.

Тем, кто уходит из класса:

Спасибо, что были с нами! Уточните, пожалуйста, до конца недели: остались ли за вами взносы и нужно ли что-то вернуть. На 1 сентября в кассе класса ХХХ ₽, ваш ребёнок в этом году в сборах не участвует — из чата удалю вас в пятницу, чтобы не приходили лишние уведомления.

Новеньким, одним сообщением, чтобы не объяснять по кругу:

Добро пожаловать! Коротко, как у нас устроено: сборы объявляем в чате, реквизиты — телефон по СБП на имя (кто), после перевода напишите «сдал(а)» и фамилию ребёнка. Отчёт с чеками выкладываю раз в четверть, таблица с составом и балансом — вот (ссылка). Ничего сдавать «на входе» не нужно.

Чем этот путь неудобен

Ничего катастрофического в ручном списке нет — просто он требует, чтобы кто-то живой всё время помнил. Вычеркнуть ушедших из таблицы и заодно из чата. Пересчитать план сбора, когда в классе стало не тридцать человек, а двадцать восемь. Отправить новенькой маме отдельно и реквизиты, и правила, и остаток по кассе. Перенести прошлогодний остаток в новую таблицу — и объяснить, откуда взялась эта цифра.

А главное — всё это держится на одном человеке. Уходит он — уходит и список: новый казначей начинает с чистого листа, история сборов остаётся в чужом файле, и в сентябре класс снова заводит всё заново. Именно этот круг «Родком» и разрывает: список, деньги и история живут не у человека, а у класса.

Частые вопросы

Если убрать родителя, пропадут ли его прошлые взносы?

Нет. Взносы остаются в кассе класса, баланс не меняется, платежи видны в истории сбора и в выгрузке в Excel. Пропадает только доступ человека к классу и его строка в текущих списках «сдал / не сдал».

Можно ли вернуть человека, если убрали по ошибке?

Кнопки «вернуть» в приложении нет: человек регистрируется заново по коду класса, это минута. Прежние взносы при этом остаются в кассе и в истории класса, но к новой карточке уже не привяжутся — по старым сборам он будет числиться без отметки. Поэтому чистку списка лучше делать спокойно и один раз, а не на бегу.

Обязательно ли менять код класса каждый сентябрь?

Не обязательно, но полезно, если код успел разойтись по прошлогодним чатам и скриншотам. После смены старые ссылки перестают работать, а те, кто уже зарегистрирован, ничего не заметят: код нужен только для первой регистрации.

Класс перешёл в другую школу целиком. Что делать?

Ничего особенного: поменять «Название класса» и «Школа» в настройках. Все сборы, расходы, чеки, новости и ученики останутся на месте — класс не привязан к зданию.

А если родитель ведёт два класса — старший ребёнок в школе, младший в садике?

Это обычная ситуация: аккаунт один, групп несколько. Переключение — в Профиле, раздел «🏫 Мои группы»; там же можно присоединиться к ещё одному классу по коду или создать новый как организатор. Данные групп не смешиваются.

Родком поменялся целиком, владелец класса уходит. Класс придётся пересоздавать?

Нет. Новым людям достаточно поставить признак «🏛 В родком» — они сразу могут вести сборы и расходы. Отдельный разговор — как передать дела так, чтобы не потерялись деньги и договорённости; про это есть подробная статья о передаче дел родительского комитета.

Коротко

Сентябрь ощущается как «начать всё заново» только тогда, когда список класса живёт в голове и в чате. Если он живёт в одном месте, новый учебный год — это семь коротких действий: убрать ушедших, сменить код, отправить ссылку новеньким, переименовать класс, закрыть прошлогодние сборы, отметить новый родком, поправить расписание.

Всё остальное — баланс, чеки, история сборов, дни рождения, заявления — переезжает в новый год само, потому что никуда и не уезжало. «Родком» остаётся бесплатным благотворительным сервисом: без рекламы, комиссий и подписок, деньги как шли напрямую между родителями, так и идут — приложение просто помнит за вас, кто сейчас в классе.